Perencanaan Organisasi

1.      Jenis-Jenis Perencanaan

Terdapat beberapa jenis-jenis perencanaan. Berikut ini adalah jenis-jenis perencanaan (Sutadji, 2010) :

a. Perencanaan menurut fungsinya, terbagi ke dalam dua jenis, yaitu perencanaan strategi dan perencanaan operasional. Perencanaan operasional terbagi ke dalam rencana permanen berupa perencanaan sumber daya manusia dan rencana sekali pakai berupa perencanaan proyek.

b.  Perencanaan menurut bentuknya terbagi ke dalam 5 jenis perencanaan, yaitu perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan program kegiatan berupa rencana kegiatan beserta jadwalnya.

c.   Perencanaan menurut lingkup wilayahnya terbagi ke dalam 3 jenis perencanaan, yaitu perencanaan nasional yang mencakup wilayan negara secara keseluruhan, perencanaan regional seperti wilayan Indonesia Barat, Tengah atau Timur, dan perencanaan daerah yang mencakup daerah tingkat I atau provinsi dan daerah tingkat II atau kabupaten.

d.  Perencanaan menurut jangka waktunya terbagi ke dalam 3 jenis perencanaan, yaitu perencanaan jangka panjang, yaitu perencanaan dalam jangka waktu 25 hingga 30 tahun. Perencanana jangka sedang, yaitu perencanaan dalam jangka waktu 3 hingga 5 tahun dan perencanaan jangka pendek, yaitu rencana tahunan.

e.   Perencanaan menurut ruang lingkupnya terbagi ke dalam 2 jenis perencanaan, yaitu perencanaan makro yang mencakup semua bidang dan perencanaan mikro yang mencakup satu bidang.

f.  Perencanaan menurut unit pelaksana terbagi ke dalam 2 jenis, yaitu perencanaan sektoral yang dilakukan oleh pemerintah pusat dan perencanaan otonomi yang dilakukan dalam lingkup unit kerja di daerah.

g.  Perencanaan menurut objeknya terbagi ke dalam 2 jenis perencanaan, yaitu perencanaan fisik berupa sarana dan prasarana pendidikan dan perencanaan non fisik berupa kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.

2.      Perencanaan dan Tingkat Manajemen

Menurut Samsudin dalam Sutajdi (2010), perencanaan sumber daya manusia merupakan kegiatan mengidentifikasi jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi di masa depan, dengan perencanaan sumber daya manusia yang efektif akan dapat dilakukan antisipasi terhadap kebutuhan sumber daya manusia suatu organisasi. Perencanaan sumber daya manusia merupakan prasyarat bagi pelaksanaan kerja yang harus dilakukan. Perencanaan mengembangkan fokus dan fleksibilitas suatu organisasi mengembangkan fokus untuk mengetahui apa yang terbaik, mengetahui apa yang dibutuhkan dan mengetahui kualitas pelayanan yang baik. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas kerja dari tenaga kerja yang ada dapat ditingkatkan.

Terdapat beberapa tingkatan manajemen yang digambarkan dalam suatu hierarki piramida, dimana tingkatan tertinggi dalam tingkatan manajemen ditempati oleh manajemen puncak atau manajemen level atas, manajemen level menengah dan manajemen tingkat bawah (Marimin, 2006).

a.      Manajemen level atas atau top management.

Jenis informasi yang diperlukan oleh manajemen tingkat atas adalah infromasi strategis atau informasi lingkungan, yaitu informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal berupa tindakan pesaing dan pelanggan, rencana perluasan perusahaan dan sebagainya. Keputusan-keputusan pada level ini menyangkut kebijakan-kebijakan tingkat atas yang mendayagunakan sumber daya-sumber daya yang berdekatan atau berkaitan.

b.      Manajemen level menengah atau middle management.

Jenis informasi yang diperlukan manajemen tingkat menengah adalah informasi taktis atau informasi organisasi, yaitu informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah dengan tujuan untuk mengefektifkan sumber daya-sumber daya yang digunakan. Informasi yang digunakan untuk membuat rencana dan pengendalian operasional serta taktis.

c.       Manajemen tingkat bawah atau line management.

Jenis informasi yang diperlukan manajemen tingkat bawah adalah informasi teknis, yaitu informasi yang digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari atau untuk perencanaan dan pengawasan operasi. Informasi ini berguna untuk mendukung kegiatan yang dilakukan sehari-hari yang dapat ditangani oleh mekanik-mekanik level rendah yang tidak memerlukan pemikiran-pemikiran.

3.      Pendekatan dalam Perencanaan

Pendekatan sumber daya manusia dapat dilakukan melalui tiga jenis pendekatan, yaitu pendekatan social demand, pendekatan man power dan pendekatan rate of return atau cost benefit ratio (Sutadji, 2010).

a.   Pendekatan social demand menekankan bahwa perencanaan sumber daya manusia diarahkan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sosial dan dapat diciptakan sumber daya manusia yang berkualitas, terampil, berkeahlian untuk dapat melayani keinginan dan kebutuhan masyarakat bagi organisasi non profit dan dapat memproduksi barang-barang sesuai kebutuhan dan keinginan masyarakat (bagi organisasi profit).

b.   Pendekatan man power menekankan bahwa perencanaan sumber daya manusia idtujukan untuk menyongsong pertumbuhan ekonomi bangsa dan negara yang semakin maju. Dimasa datang organisasi dituntut untuk dapat memiliki pegawai berkualitas, terampil dan berkeahlian tau memiliki nilai ekonomi yang tinggi agar tujuan orgnaisasi dapat dicapai.

c.   Pendekatan rate of return atau cost benefit ratio menekankan bahwa perencanaan sumber daya manusia mempertimbangkan teori produktifitas dengan prinsip keseimbangan antara input dan output. Pengembangan kualitas pegawai melalui diklat merupakan investasi, sehingga dengan dimilikinya karyawan yang berkualitas dapat diciptakan produksi yang dikehendaki, konsumen atau masyarakat, sehingga pada suatu saat organisasi akan mendapat keuntungan yang besar. Dengan demikian biaya yang dikeluarkan untuk diklat dapat dikembalikan.

4.      Alat-Alat Perencanaan

Alat-alat perencanaan adalah teknik yang bisa digunakan oleh wirausahawan untuk membantu mengembangkann rencana-rencana. Berikut ini adalah alat-alat perencanaan yang digunakan (Wiratmo).

a.   Peramalan atau forecasting yaitu teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi. Arti penting dari peramalan terletak pada kemampuannya untuk membantu wirausahawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan organisasioanal yang pada gilirannya membantu wirausahawan untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.

b.  Metode analisa runtun waktu (time series analysis method), yaitu metode yang memprediksi penjualan di masa mendatang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan. Informasi menunjukkan hubungan antara waktu dan penjualan biasanya disajikan dalam bentuk grafik. Penyajian ini dengan jelas menunjukkan kecenderungan di masa lalu, yang bisa digunakan untuk meramal penjualan di masa mendatang. 

c.   Penjadwalan atau scheduling pada dasarnya merupakan proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian integral dari rencana organisasional. Peta Gantt dan analisa jaringan merupakan contoh dari teknik penjadwalan. Peta Gantt adalah peralatan penjadwalan yang dikembangkan oleh Henry L. Gant yang merupakan diagram balok dengan waktu pada sumbu horizontal dan sumber daya yang dijadwalkan berada pada sumbu vertikal. Sementara analisa jaringan diwakilkan oleh teknik evaluasi dan telaah program atau Program Evaluation and Review Technique (PERT). PERT merupakan jaringan aktivitas proyek yang menunjukkan baik estimasi waktu yang diperlukan dalam proyek, maupun hubungan berangkai antara aktivitas-aktivitas yang harus diikuti untuk menyelesaikan proyek. Teknik PERT berasal dari sebagian teknik pada peta Gantt, dimana teknik ini merupakan alat penjadwalan yang dirancang untuk menekankan pada saling berhubungan diantara tugas-tugas.

KESIMPULAN

Terdapat beberapa jenis-jenis perencanaan, yaitu perencanaan menurut fungsinya, perencanaan menurut bentuknya, perencanaan menurut lingkup wilayahnya, perencanaan menurut jangka waktunya, perencanaan menurut ruang lingkupnya, perencanaan menurut unit pelaksana dan perencanaan menurut objeknya. Perencanaan sumber daya manusia merupakan kegiatan mengidentifikasi jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi di masa depan, dengan perencanaan sumber daya manusia yang efektif akan dapat dilakukan antisipasi terhadap kebutuhan sumber daya manusia suatu organisasi. Terdapat beberapa tingkatan manajemen yang digambarkan dalam suatu hierarki piramida, dimana tingkatan tertinggi dalam tingkatan manajemen ditempati oleh manajemen puncak atau manajemen level atas, manajemen level menengah dan manajemen tingkat bawah. Pendekatan sumber daya manusia dapat dilakukan melalui tiga jenis pendekatan, yaitu pendekatan social demand, pendekatan man power dan pendekatan rate of return atau cost benefit ratio. Alat-alat perencanaan adalah teknik yang bisa digunakan oleh wirausahawan untuk membantu mengembangkann rencana-rencana, terdiri dari peramalan atau forecasting, metode analisa runtun waktu (time series analysis method) dan penjadwalan atau scheduling 

DAFTAR PUSTAKA

Dr. H. Sutadji, S.P., Drs., S.Fi., M.Si.. 2010. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.  Yogyakarta: Sleman.

Prof. Dr. Ir. Marimin, M.Sc dkk. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia.  Jakarta: Grasindo.

Wiratmo, Masykur. Seri Diktat Kuliah : Kewirausahaan. Jakarta : Universitas Gunadarma.